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25.05.2021

Ein Interview mit Coach Jan Schröder von der Innovationsagentur minds & makers über agile Methoden und eine neue Kultur des Arbeitens

Agiles Arbeiten – Schlüssel für die Herausforderungen der neuen Arbeitswelt?

Eine Frau betrachtet die aufgeklebten Post-its einer Brainstorming-Session.

   

In diesem Interview erfährst du:

Scrum, Kanban & Design Thinking – mindestens eines dieser New Work-Modelle ist den meisten bekannt. Doch was steckt hinter diesen Arbeitsmethoden, die auch in großen Unternehmen immer häufiger angewendet werden? Wie kann eine agile Arbeitsweise den Alltag flexibler und innovativer machen? Diesen und vielen anderen Fragen geht die deutschlandweite Bildungsoffensive „ada | Fellowship“ der Handelsblatt Media Group auf den Grund. Sie wurde entwickelt, um die digitale Transformation in Unternehmen zu begleiten und so die Wirtschaft der Zukunft zu gestalten. Auch rund 25 Henkel-Mitarbeiter:innen durchlaufen aktuell das interdisziplinäre, berufsbegleitende Programm mit virtuellen Konferenzen, Workshops und Online-Lernmodulen. Wir haben mit Jan Schröder von der Innovationsagentur minds & makers gesprochen, der den ada Fellows als Coach zur Seite steht.

Was genau heißt eigentlich „agiles Arbeiten“?

Es bedeutet, dass ein Unternehmen in der Lage ist, sich an äußere Bedingungen anzupassen, dass es sein Handeln reflektieren, validieren und proaktiv gestalten kann. Gerade die aktuelle Zeit fordert von Unternehmen, dass sie sich flexibel auf neue Entwicklungen und daraus resultierende Kundenansprüche einstellen. Agile Arbeitsmethoden stellen eine mögliche Lösung dar, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Agilität kann zu einem der wichtigsten Faktoren für wirtschaftlichen Erfolg werden und Unternehmen unterstützen, sich stetig neu zu erfinden und anpassungsfähig zu bleiben.

Das Wort „Agilität“ steht für Schnelligkeit, Transparenz und Flexibilität und bedeutet, im Unternehmenskontext auf dynamische Arbeitsabläufe zu setzen.

Entscheidend für den Einsatz von agilen Arbeitsmethoden ist neben dem methodischen Zugang vor allem das richtige Mindset. Welche Prinzipien sind für Agilität im Arbeitskontext entscheidend?

Es geht vor allem um interdisziplinäres und kollaboratives Arbeiten. Sich auch mal über die Grenzen der eigenen Abteilung hinaus zu bewegen – weg vom „Silo-Denken“. Nur so können unterschiedliche Expert:innen in interdisziplinären Teams zusammenarbeiten. Die Entscheidungen in diesem Prozess werden schnell und gemeinsam getroffen, was einen großen Vorteil für die Zusammenarbeit darstellt. Durch Co-Creation werden gemeinsam Lösungen erarbeitet. So kann das Team vermeiden, dass jede Abteilung auf die Bedürfnisse des Nutzers oder der Nutzerin entwickelt. Überhaupt stehen die Nutzer bei allen agilen Prozessen im Vordergrund: Löst unsere Idee ein Problem? Erfüllt sie die Ansprüche der Anwender:innen? Dabei gehen Teams iterativ vor, das heißt: Mit konstantem Feedback und festgelegten Lernschleifen werden Konzepte immer wieder geprüft, bestätigt oder angepasst.

Jan Schröder, Coach der Innovationsagentur minds & makers

   

Bei agilem Arbeiten geht es darum, den Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen genau zuzuhören, um herauszufinden, welche Fragestellungen oder Probleme es gibt und wo diese neue Arbeitsweise einen Mehrwert schaffen kann.

Welche Werte stehen hinter agilen Arbeitsmethoden?

Die Unternehmenskultur ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, agile Arbeitsprozesse zu fördern. Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter:innen zur Selbstorganisation befähigen – und damit auch Kontrolle abgeben. Agile Methoden brauchen flache Hierarchien. Entscheidungen müssen gemeinsam getroffen werden können. Auch offene Kommunikation und eine transparente Fehlerkultur sind von großer Bedeutung: Fehler sollten als Chance betrachtet werden. Denn nur wer Fehler macht, kann aus ihnen lernen. Vertrauen spielt eine große Rolle, da agiles Arbeiten meist experimentell und selbstorganisiert geschieht. In jedem Experiment passieren Fehler, deshalb ist ein vertrauensvolles Verhältnis im Team, aber auch zwischen den Mitarbeiter:innen und der Führungsebene enorm wichtig.

Zu agilen Werten gehören vor allem Commitment, Fokus, Offenheit und Mut, um möglichst effizient und harmonisch zusammenzuarbeiten.

Wichtig beim agilen Arbeiten ist die Festsetzung von klaren Visionen und konkreten Zielen, die – gepaart mit eigenverantwortlicher Teamarbeit – die Reaktionsfähigkeit und die Effizienz der Unternehmen steigern. Bei diesem ergebnisoffenen Prozess ist zu Beginn selten klar, wie der konkrete Lösungsweg aussieht, sondern eher was man als Team gemeinsam erreichen möchte. Dafür sind Freiraum und Vertrauen nötig. So schaffen es Unternehmen angemessen auf die steigende Komplexität und Dynamik der Arbeitswelt zu reagieren. Dabei spielt vor allem der Lean UX-Ansatz eine Rolle, der die Nutzerzentrierung in den Fokus rückt. Dazu gehören spezielle Vorgehensweisen wie Scrum oder Design Sprints. Mithilfe dieser Projektmanagementmethoden wird eine iterative Arbeitsweise gefördert, die mit Lernschleifen nach dem Prinzip „Build – Test – Learn – “ aufgebaut ist. Dadurch können Fehler frühzeitig entdeckt und das Risiko von Fehlentwicklungen minimiert werden.

Muss eigentlich jeder heute agil arbeiten?

Nicht jede Lösung für jedes Problem muss agil erarbeitet werden. Es gibt offensichtliche Probleme, die einfach lösbar sind und dabei bestens ohne einen agilen Prozess auskommen. Ein Beispiel: Wenn ein Abrechnungssystem immer die falsche Rechnung ausgibt, sollte man den Fehler auf direktem Weg suchen. In der Regel gilt: Je komplexer das Problem, desto besser eignen sich agile Prozesse. Generell würde ich sagen, dass agile Prinzipien, Arbeitskultur und Mindset grundsätzlich für jedes Unternehmen sinnvoll sind. Dennoch sollte man immer genau analysieren, ob die Methoden zum Bedarf der jeweiligen Abteilung oder Rolle im Unternehmen passen. Kurz gesagt: Nicht jede:r muss mit Scrum arbeiten.

Wie können agile Methoden im Homeoffice umgesetzt werden?

Zuerst muss man mit den richtigen digitalen Tools ausgestattet sein – und in der Lage sein, diese auch zu bedienen. Ein großer Mehrwert agilen Arbeitens ist das stark teamorientierte Vorgehen, vor allem in Workshops. Gerade in Zeiten von COVID-19, wo Teams sich womöglich schon mehrere Monate nicht mehr persönlich getroffen haben, wird so der Zusammenhalt gefördert. Bei agilem Arbeiten geht es darum, Dinge sichtbar und greifbar zu machen – auch das kann im Homeoffice helfen. Viele haben mit der Arbeit von Zuhause gelernt, sich besser selbst zu organisieren – davon profitiert wiederum das agile Arbeiten, das auf dieser Selbstorganisation des Einzelnen basiert.

Durch die Freiräume, die agiles Arbeiten in Unternehmen schafft, werden Mitarbeiter:innen motivierter, da sie mehr Verantwortung erhalten und sich dadurch mit getroffenen Entscheidungen besser identifizieren können.

Wie schaffen Unternehmen den Wandel zu agilen Arbeitsmethoden?

Agiles Arbeiten bringt Organisationen voran – bei der Einführung müssen sie aber oft auch Barrieren überwinden. Agiles Arbeiten sollte selbst auch agil und nutzerzentriert im Unternehmenskontext eingeführt werden. Da gibt es keine „one size fits all“-Strategie.

Möchte man agiles Arbeiten konzernweit in die Diskussion bringen, werden oft Leuchtturmprojekte oder Innovationslabore aufgesetzt. Das sind gute Wege, um Methoden erfahrbar zu machen und ihre Wirksamkeit im konkreten Kontext der Organisation unter Beweis zu stellen. Ein Wandel auf kultureller Ebene braucht aber auch Zeit. Er muss sich nach und nach verankern.

Jan Schröder, Coach der Innovationsagentur minds & makers

   

Bei Agilität geht es um Effizienz und das bedeutet, dass man mit möglichst wenig Mitteln ein möglichst gutes Ergebnis erzielt.

Ein wichtiger Aspekt ist ein transparentes Erwartungsmanagement. Agilität wird meist mit Geschwindigkeit gleichgesetzt – das ist ein Missverständnis. Bei Agilität geht es eher um Effizienz: mit möglichst wenig Mitteln ein möglichst gutes Ergebnis zu erzielen. Zu Beginn sollten Teams eine einheitliche Sprache und ein gleiches Verständnis in Bezug auf agiles Arbeiten entwickeln, um unterschiedliche Interpretationen und Missverständnisse zu vermeiden.

Auch die Definition von klaren, umsetzbaren Zielen ist wichtig: Was wollen wir mit dieser neuen Arbeitsweise bewirken? Entscheidend ist letztlich, dass die Führungskräfte den Wandel aktiv mittragen – und dass Mitarbeiter:innen nicht überfordert werden. Denn zu viel Wandel führt schnell zu Unsicherheit und Ablehnung. Unternehmen sollten Konzepte entwickeln, um Mitarbeiter:innen mit den entsprechenden Fähigkeiten auszustatten, und Raum zum Lernen schaffen.

Der Rest ist meist „learning by doing“. Gerade da, wo es nicht nur um eine Methodik, sondern auch um eine Grundeinstellung geht, ist Erfahrung der beste Lehrer. Einfach mal ausprobieren – so wird schnell deutlich, welche Vorteile die neue Arbeitsweise bringt.

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