Wir bauen auf die Erfahrung von fast 150 Jahren, um das Leben neu zu gestalten und zu bereichern. Jeden Tag. Heute und für kommende Generationen. Mit unseren innovativen und nachhaltigen Marken und Technologien, mit unseren Teams auf der ganzen Welt.
Henkel ist sowohl im Industrie- als auch im Konsumentengeschäft führend: Unser Portfolio umfasst bekannte Marken in den Bereichen der Haarpflege, Colorationen, Waschmittel, Reinigungsmittel, Weichspüler sowie Klebstoffe, Dichtstoffe und funktionale Beschichtungen.
Administration Assistant
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Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments. - Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers. - Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
Gebruik dit e-mailadres a.u.b. niet voor het versturen van uw sollicitatie of CV. Om te solliciteren, klik op de "Solliciteer voor deze functie" knop hierboven. Per e-mail verzonden sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
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Über Henkel
FAQ
Ich bin an mehreren Angeboten von Henkel interessiert. Kann ich mich für mehrere Stellen gleichzeitig bewerben?
Ja - fülle einfach dein Profil in unserem Online-Bewerbungssystem aus. Sobald dein Online-Profil vollständig ist, kannst du dich für mehrere Stellen bewerben.
Das Stellenangebot ist auf Englisch verfasst - soll ich meine Bewerbung auch auf Englisch schreiben?
Ja, bitte. Da Henkel ein internationales Unternehmen ist, wirst du mit Kolleginnen und Kollegen aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. Englisch ist unsere offizielle Unternehmenssprache und ein notwendiger Bestandteil deines globalen Jobs. Generell gilt die Regel: Schreibe die Bewerbung in der gleichen Sprache wie die Stellenanzeige.
Erhalte ich während des Bewerbungsverfahrens eine Rückmeldung über den Stand meiner Bewerbung?
Wir geben den Bewerber:innen während des gesamten Prozesses Feedback. Jede Stelle, die wir bei Henkel zu besetzen haben, ist einzigartig, und den:die richtige:n Kandidat:in zu finden, ist sowohl für dich als auch für Henkel wichtig. Wir wollen sicherstellen, dass sowohl der:die Bewerber:in als auch das Unternehmen gut zueinander passen.
Können Mitarbeiter:innen zwischen Geschäftsbereichen und/oder in ein anderes Land wechseln?
Ja, bei Henkel ist es möglich, dass unsere Talente flexibel und mobil sind. Das unterstützt das Unternehmen auf breiter, globaler Ebene und fördert unsere Vorstellung von zukünftigen Karrieren bei Henkel.
Unsere "Triple Two"-Philosophie fördert diese Erwartung, indem sie dir ermöglicht, in mindestens zwei verschiedenen Funktionen, in zwei verschiedenen Geschäftsbereichen und in zwei verschiedenen Ländern zu arbeiten. Der Grund für diese Philosophie ist, dass wir glauben, dass die Arbeit in verschiedenen Rollen, Geschäftsbereichen und Funktionen gut für deine persönliche Entwicklung ist und dein Verständnis für Henkel als globales Unternehmen verbessert.
An wen wende ich mich, wenn ich Fragen zur Anmeldung habe?
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