Wir bauen auf die Erfahrung von fast 150 Jahren, um das Leben neu zu gestalten und zu bereichern. Jeden Tag. Heute und für kommende Generationen. Mit unseren innovativen und nachhaltigen Marken und Technologien, mit unseren Teams auf der ganzen Welt.
Henkel ist sowohl im Industrie- als auch im Konsumentengeschäft führend: Unser Portfolio umfasst bekannte Marken in den Bereichen der Haarpflege, Colorationen, Waschmittel, Reinigungsmittel, Weichspüler sowie Klebstoffe, Dichtstoffe und funktionale Beschichtungen.
Administration Assistant
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Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments.
- Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers.
- Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
Gebruik dit e-mailadres a.u.b. niet voor het versturen van uw sollicitatie of CV. Om te solliciteren, klik op de "Solliciteer voor deze functie" knop hierboven. Per e-mail verzonden sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
Job-Center: Als u al een aanvraag hebt ingediend, kunt u hier uw account aanmaken of inloggen om de status van uw sollicitatie te controleren. Als u een nieuwe account aanmaakt, gebruik dan het e-mailadres waarmee u uw hebt sollicitatie ingediend.
Über Henkel
FAQ
Ich interessiere mich für mehrere Stellen. Kann ich mich gleichzeitig auf mehrere Positionen bewerben?
Ja. Erstelle einfach dein Profil in unserem Online-Bewerbungssystem. Sobald dein Online-Profil vollständig ist, kannst du dich auf mehrere Positionen gleichzeitig bewerben.
Die Stellenausschreibung ist auf Englisch – sollte meine Bewerbung ebenfalls auf Englisch sein?
Ja, bitte! Henkel ist ein internationales Unternehmen, und du wirst mit Kolleg:innen aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. Deshalb ist Englisch unsere offizielle Unternehmenssprache.
Grundsätzlich empfehlen wir, deine Bewerbung in derselben Sprache wie die Stellenanzeige zu verfassen. So bleiben Klarheit und Konsistenz während des gesamten Recruiting-Prozesses gewährleistet. (Ein Motivationsschreiben ist bei Henkel in der Regel optional.)
Erhalte ich während des Bewerbungsprozesses Feedback zum Status meiner Bewerbung?
Jede Rolle bei Henkel ist einzigartig – und jede:r Kandidat:in ebenfalls.
Den richtigen Match zu finden, ist wichtig: nicht nur für uns, sondern auch für dich. Wir möchten sicherstellen, dass Kandidat:in und Unternehmen gut zueinander passen. Den Status deiner Bewerbung kannst du jederzeit in deinem Bewerbungsprofil einsehen.
Während des gesamten Recruiting-Prozesses halten wir dich auf dem Laufenden und geben dir in jeder Phase Feedback. Deine Journey mit Henkel beginnt mit Transparenz und gegenseitigem Respekt.
Können Mitarbeitende zwischen Geschäftsbereichen und/oder in ein anderes Land wechseln?
Ja. Unsere „Triple Two“-Philosophie ist genau darauf ausgerichtet: Sie ermutigt Top-Talente dazu, in mindestens zwei verschiedenen Rollen, in zwei unterschiedlichen Geschäftsbereichen und in zwei verschiedenen Ländern zu arbeiten.
Warum fördern wir das? Weil wir überzeugt sind, dass vielfältige Erfahrungen über Funktionen und Standorte hinweg entscheidend für deine Entwicklung sind und dir helfen, Henkel als globales Unternehmen ganzheitlich zu verstehen.
An wen wende ich mich, wenn ich Fragen zur Anmeldung habe?
Wenn du technische Fragen oder Fragen zum Online-Bewerbungsprozess hast, klicke bitte hier.